- Экспедитор может быть грузоотправителем в накладной: он принимает груз во владение, формирует и подписывает первый титул сам. Клиенту не нужно ничего подписывать за каждую машину.
- Если грузоотправитель — сам клиент или его поставщик, первый титул уходит ему на подпись, а экспедитор остаётся в накладной наблюдателем.
- Заказчик перевозки, если он не грузополучатель, добавляется в накладную наблюдателем: видит её у себя в ЭДО, ничего не подписывает.
- Чаще всего накладная не проходит из-за мелочей: нет номера у сопроводительного документа, договор без номера и даты, неполные данные прицепа.
Кто есть кто в электронной накладной
В ЭТрН у каждого участника свой титул — свой раздел, который он заполняет и подписывает: грузоотправитель (титул Т1, приём груза), перевозчик (Т2 и Т3), грузополучатель (Т4, сдача груза). Подписывают квалифицированной электронной подписью; сотрудник компании — подписью физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
У экспедитора есть выбор, как встать в эту схему, и от него зависит, сколько действий потребуется от клиента.
Вариант 1. Экспедитор — грузоотправитель
Чаще всего мы работаем так: принимаем груз у клиента во владение и в накладной указываем себя грузоотправителем с пометкой «экспедитор». Тогда:
- первый титул формируем и подписываем мы, клиенту не нужен доступ к ЭДО на каждую машину;
- в накладной указываются заказчик услуг (клиент) и договор транспортной экспедиции — номер и дата обязательны;
- поручение экспедитору, если оно есть, попадает в сведения о договоре, а номер заказа — в реквизиты заявки.
Вариант 2. Грузоотправитель — клиент или его поставщик
Если груз отгружает сам клиент или завод-поставщик, первый титул заполняем за него, но подписывает его он сам — накладная уходит ему на подпись. Экспедитор в этом случае наблюдатель: видит накладную, следит за статусами, но свой титул не подписывает. Для этого у грузоотправителя должен быть ящик в ЭДО с роумингом до оператора перевозчика.
Зачем заказчика ставят наблюдателем
Заказчик перевозки не всегда участник накладной: он может не быть ни грузоотправителем, ни грузополучателем. Но ему важно видеть документ — для учёта, для подтверждения расходов, для ответа на вопросы своих покупателей. Поэтому мы добавляем заказчика в накладную дополнительным получателем: накладная приходит ему в ЭДО, подписывать её не нужно. Если заказчик сам грузополучатель, второй раз наблюдателем его не добавляем — накладная у него и так есть.
Какие документы попадают в накладную
| Что | Где в ЭТрН | Как писать |
|---|---|---|
| Договор транспортной экспедиции с клиентом | Сведения о заказчике | «Договор № 15 от 01.02.2026» — номер и дата обязательны; если основного договора нет, договор-заявка на рейс |
| Поручение экспедитору | Дополнительные сведения договора | Номер и дата поручения |
| УПД, ТОРГ-12, сертификаты | Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» | «УПД № 1203 от 29.10.2026», несколько — через точку с запятой |
| EDI сетей (заказ, накладная поставщика) | Дополнительная информация о грузе | Для торговых сетей, которые требуют сверку по EDI |
На чём накладная застревает чаще всего
- Сопроводительный документ без номера. Если в разделе 4 у УПД нет номера, оператор не даст подписать титул. Номер обязателен, дата — желательна.
- Договор без номера или даты. При пометке «экспедитор» сведения о договоре с заказчиком обязательны полностью.
- Неполные данные транспорта. Для тягача нужны марка, тип, грузоподъёмность и вместимость, а если есть прицеп — его марка и грузоподъёмность тоже.
- Участник не найден в ЭДО. Если у перевозчика или грузополучателя нет ящика или не настроен роуминг, накладная ему не дойдёт. Проверяем это заранее, ещё до отправки.
- Нет подписи у перевозчика. Небольшие перевозчики не всегда успели оформить подпись и МЧД водителю. Таких партнёров мы предупреждаем заранее и помогаем с подключением.
Что получает клиент
- Не нужно подписывать титул на каждую машину, если груз мы принимаем во владение.
- Накладная приходит в ваш ЭДО как наблюдателю — для учёта и вопросов покупателей.
- Сопроводительные документы, договор и поручение уже указаны в накладной, документы закрываются без повторной переписки.
Нужно ли клиенту подключаться к ЭДО, если перевозку организует экспедитор?
Если экспедитор принимает груз во владение и сам выступает грузоотправителем, подписывать накладную клиенту не нужно. Подключение к ЭДО всё равно полезно: накладная придёт вам наблюдателем, и её можно приложить к учёту.
Кто подписывает ЭТрН, если груз отгружает поставщик клиента?
Первый титул подписывает тот, кто фактически отгружает груз, — поставщик. Экспедитор может заполнить титул за него, но подпись ставит грузоотправитель. Экспедитор в такой накладной — наблюдатель.
Почему оператор не даёт подписать накладную?
Чаще всего из-за формальных реквизитов: нет номера у сопроводительного документа, не указаны номер и дата договора с заказчиком, не хватает данных прицепа. Оператор возвращает ошибку с указанием поля — его нужно дописать и отправить снова.
Какие услуги Трансофф подойдут
Посчитаем вашу перевозку
Назовите маршрут, груз и даты — ответим ставкой и вариантами машин.
- Юрлица, с НДС и без
- Электронные перевозочные документы (ЭТрН)
- Личный кабинет со статусами рейсов
- ТОП-100 перевозчиков России по версии АТИ
- Более 1 000 машин в месяц
- Связь 24/7
- Собственная онлайн-платформа с ИИ
