Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года: что должен сделать грузоотправитель

Что изменилось 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внёс изменения в закон о транспортно-экспедиционной деятельности и в Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон № 259-ФЗ). Изменения Устава вступили в силу с 1 сентября 2026 года (ч. 4 ст. 5 закона № 140-ФЗ).

Теперь часть 1 статьи 8 Устава звучит так: заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которую, если иное не предусмотрено договором, составляет грузоотправитель, и транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной. Случаи, когда накладная оформляется на бумаге, определяет Минтранс России. Аналогичное правило введено для заказа и заявки на перевозку (ч. 5 ст. 8): они формируются в электронном виде, бумажные случаи тоже определяет Минтранс.

До 1 сентября 2026 года электронная накладная была правом, а не обязанностью: её можно было использовать по соглашению сторон. Теперь всё наоборот — электронная форма является правилом, бумажная — исключением из закрытого списка.

Когда накладная ещё может быть бумажной

Перечень утверждён приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262, в редакции приказа от 02.09.2026 № 391 он содержит 12 оснований. Для большинства коммерческих B2B-перевозок важны лишь несколько из них:

Остальные основания касаются специфических грузов: военного назначения, специальных грузов для государственных нужд, драгоценных металлов и камней, периодических печатных изданий, продукции военного и двойного назначения во внешней торговле, а также каботажа перевозчиков из стран ЕАЭС.

Как устроена ЭТрН: оператор, ГИС ЭПД, титулы

Электронная накладная не пересылается по почте в виде файла. Её формируют и подписывают участники перевозки в информационной системе оператора электронных перевозочных документов, а сведения передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Реестр операторов и сведения о ГИС ЭПД публикует Минтранс России на своём сайте, раздел о ГИС ЭПД.

Накладная состоит из нескольких связанных частей — титулов. Каждый участник подписывает свою часть на своём этапе:

1. Грузоотправитель при погрузке — сведения о сторонах, грузе, пунктах погрузки и выгрузки, сопроводительных документах.
2. Перевозчик при приёме груза — сведения о машине, водителе, фактическом приёме груза, замечания о его состоянии.
3. Грузополучатель при выгрузке — сведения о приёме груза, количестве, замечаниях, фактическом времени.
4. Перевозчик при сдаче груза — подтверждение сдачи груза получателю.

Оператор, у которого работает грузоотправитель, и оператор перевозчика или получателя могут быть разными: операторы обмениваются документами между собой. Но это нужно проверять заранее: если ваш получатель ещё не подключён ни к одному оператору, выгрузка превратится в проблему.

Подписи: КЭП и машиночитаемая доверенность

Титулы ЭТрН подписываются квалифицированной электронной подписью. Для компании это значит:

• подпись руководителя организации — КЭП юрлица, её выдаёт удостоверяющий центр ФНС;
• кладовщики, логисты, менеджеры, которые подписывают накладные от имени компании, — своя КЭП физического лица плюс машиночитаемая доверенность (МЧД) от организации;
• МЧД должна покрывать именно те полномочия, которые нужны сотруднику: подписание титулов транспортной накладной. Доверенность «на всё» и доверенность «на счета-фактуры» — не одно и то же;
• водитель перевозчика подписывает свои действия через мобильное приложение оператора; способ подписи водителя определяет перевозчик и его оператор.

Что нужно сделать грузоотправителю: пошаговый план

1. Выбрать оператора ЭПД из реестра Минтранса или подключиться к тому, с которым уже работают ваши перевозчики и экспедитор.
2. Выпустить КЭП и МЧД на всех сотрудников, которые подписывают накладные при отгрузке и приёмке, с учётом смен и замен.
3. Настроить справочники: адреса погрузки, грузы, упаковку, реквизиты контрагентов. Ошибки в справочниках превращаются в ошибки в каждой накладной.
4. Договориться с перевозчиками и экспедитором, кто формирует накладную. По закону её составляет грузоотправитель, если договором не предусмотрено иное; часто это поручают экспедитору.
5. Проверить получателей: подключены ли они к оператору, кто подписывает приёмку, есть ли у них МЧД.
6. Прописать порядок в договорах: кто формирует ЭТрН, в какой срок подписывает титулы, как фиксируются замечания и фактическое время прибытия и убытия.
7. Проверить учёт: бухгалтерия должна принимать ЭТрН как первичный документ для подтверждения расходов на перевозку.

Кто что делает, если вы работаете через экспедитора

При работе через экспедитора накладную часто формирует он: у него есть данные заявки, машины и водителя. Грузоотправитель при этом остаётся грузоотправителем, и его титул подписывает его уполномоченный сотрудник, либо экспедитор, если это предусмотрено договором и полномочия оформлены.

Экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка — тоже переведены в электронную форму законом № 140-ФЗ, бумажные случаи для них определены приказом Минтранса № 115. Кроме того, с 1 марта 2026 года сведения об экспедиторах размещаются в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе «ГосЛог»: право на экспедиционную деятельность возникает со дня размещения сведений в реестре (ст. 2.2 и 2.4 закона № 87-ФЗ). Проверять экспедитора в этом реестре — теперь часть обычной проверки контрагента, подробнее в статье «Как выбрать экспедитора и проверить перевозчика».

Частые ошибки при переходе на ЭТрН

Что будет, если продолжать на бумаге

Специальной административной санкции за оформление бумажной накладной вместо электронной на сегодня нет. По сообщениям Минтранса, которые приводит garant.ru, до 1 марта 2027 года ведомство в основном ограничивается предупреждениями. Но риск смещается в налоговую плоскость: заказчик, который учитывает транспортные расходы, рискует не подтвердить затраты по налогу на прибыль и вычет НДС (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ). Отсутствие транспортной накладной у водителя в пути — самостоятельное нарушение со штрафом 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

При этом отсутствие или ошибки в накладной сами по себе не означают, что договор перевозки не заключён: перевозку можно подтвердить и другими доказательствами (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26). Но строить на этом учёт — плохая идея.

Как Трансофф работает с ЭТрН

Трансофф перешёл на электронные транспортные накладные к 1 сентября 2026 года. Накладная формируется из данных заявки и рейса, поэтому клиенту не нужно вводить одни и те же сведения дважды: логист проверяет данные, отправляет накладную на подпись участникам, следит за подписанием титулов на погрузке и выгрузке. Статусы рейсов и документы клиент видит в личном кабинете.

Если ваша компания только переходит на ЭТрН, мы поможем на первых рейсах: подскажем, какие полномочия нужны в МЧД, как подписать титул грузоотправителя и что проверить у получателя.

Чек-лист грузоотправителя

• Подключён оператор ЭПД из реестра Минтранса.
• КЭП руководителя действует, сотрудники подписывают своими КЭП по МЧД с нужными полномочиями.
• МЧД выпущены на все смены склада и замещающих сотрудников.
• В договорах прописано, кто формирует ЭТрН, сроки подписания и порядок фиксации замечаний.
• Получатели подключены и знают, кто подписывает приёмку.
• Бухгалтерия принимает ЭТрН как основание для учёта расходов.
• Для каждой бумажной накладной есть основание из приказа № 262 и доказательство этого основания.

Частые вопросы

Какие услуги Трансофф подойдут

Еврофуры20 т, 82–120 м³, тент и реф

Грузы до 5 тонн5-тонники по городу и области

Сборные грузыОт 300 кг и 1 м³